Interne Kommunikation

Wie kannst Du die interne Kommunikation in Deiner Organisation verbessern?

Verfasst von Tamara Weber

Die Kommunikationskultur in Teams spielt eine entscheidende Rolle für das Teamgefühl.  Egal ob für neue Teammitglieder oder langjährige – die Art und Weise der internen Kommunikation kann das Wohlbefinden einzelner erheblich beeinflussen. Auch im Umgang mit Konflikten und für das Vermeiden von Missverständnissen ist eine funktionierende Kommunikationskultur das A und O.

Erfahre in diesem Artikel, worauf Du in der Kommunikation mit Deinen Teammitgliedern achten solltest, wie Du Herausforderungen der digitalen Kommunikation bewerkstelligen kannst und welche Tools sich in der Arbeitswelt für gemeinnützige Organisationen am besten eignen.

Logo von CorrelAid

Warum ist eine gute interne Kommunikation so wichtig?

Schlechte Kommunikation bringt viele negative, weitreichende Auswirkungen mit sich. Missverständnisse und Konflikte entstehen häufig durch gescheiterte Kommunikation. So kann es z.B. vorkommen, dass Arbeit doppelt oder umsonst gemacht wird, weil die Erwartungen nicht klar waren oder missverstanden wurden oder auch die Rollen im Team nicht eindeutig kommuniziert sind. Dies hat wiederum zur Folge, dass Vertrauensverluste entstehen, die sich auf die Zusammenarbeit und die Motivation auswirken. 

Eine gute interne Kommunikation ist wichtig für ein angenehmes Arbeitsklima und kann die Motivation sowie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden erheblich steigern. Sie fördert eine gute Informationsbasis und eine enge Teambindung, die Dir oder Deinen Kolleg:innen mehr Freude und Lust an der Arbeit bereiten. Gute Gespräche und erfolgreiches Teamwork können überdies die Kreativität fördern.

Insbesondere bei der Bewältigung und Lösung von Konflikten im Team kommt es ebenfalls auf eine gute Kommunikationsstrategie an.

Was macht gute Kommunikation aus?

Gute Kommunikation soll im besten Fall die Botschaft des:r Sender:in an den:die Empfänger:in ohne Informationsverlust übertragen. Das heißt, die Absicht der Botschaft wird verstanden und kann dementsprechend umgesetzt werden.

Orientiere Dich an den folgenden Punkten für die bestmögliche Chance auf eine erfolgreiche Kommunikation, eine gute Zusammenarbeit und ein echtes Teamgefühl.

  • Formuliere klare, prägnante Aussagen. Sei dabei möglichst präzise und verständlich

  • Gehe immer mit einer offenen Haltung in neue Gespräche

  • Lasse Raum für Rückfragen

  • Setze klare Grenzen, achte dabei aber immer auf einen höflichen Ton

  • Über Dich in aktivem Zuhören. Das kannst Du z.B. auch durch Rückfragen zeigen

  • Etabliere einen respektvollen und höflichen Umgang. Sprich mit Deinem Gegenüber stets auf Augenhöhe

  • Zeige Empathie für Deine:n Gesprächspartner:in und motiviere Deine Teamkolleg:innen

  • Zeige Deinem Gegenüber Wertschätzung.  Etabliere hierfür eine gewisse Dankbarkeitskultur und eine positive Feedbackkultur

  • Bleibe authentisch und vermeide offensichtliche Floskeln

  • Gib regelmäßig Feedback & kommuniziere transparent

Phänomen: Wissen verstecken (“Knowledge Hiding”)

Das Phänomen beschreibt den „absichtlichen Versuch einer Person, Wissen, das von anderen angefordert wurde, zurückzuhalten oder zu verstecken. Wissen umfasst die Informationen, Ideen und Fachkenntnisse, die für die von den Organisationsmitgliedern ausgeführten Aufgaben relevant sind. “

Dies kann eine negative Wirkung auf das Empowerment und die Arbeitszufriedenheit haben. Das könnte wiederum die Absicht zu kündigen verstärken und die zwischenmenschlichen Beziehungen verschlechtern.

  • Sich dumm stellen: Die Person tut so als wüsste sie die Antworten nicht oder hätte das erforderte Wissen nicht.
  • Ausweichendes Verstecken: Dabei geben Mitarbeitende ihr Wissen nur teilweise weiter oder geben ausweichende Antworten. Eine weitere Möglichkeit ist zu behaupten, dass das Wissen zu einem späteren Zeitpunkt geteilt wird.
  • Rationalisiertes Verstecken: Hierbei dürfen die Informationen aus rechtlichen Gründen nicht weitergegeben werden.
  • Angst den eigenen Expert:innenstatus zu verlieren
  • zu wenig Kapazitäten (zeitlich und Energie)
  • Konkurrenzdenken oder misstrauisches/feindseliges Klima im Team
  • Wettbewerbsdruck
  • Frage Dich konkret, was in Deiner Organisation Motive dafür sein könnten. Erstelle einen Plan, wie Du diesen entgegenwirken kannst
  • Schaffe eine positive Kultur und Atmosphäre
  • Stärke das Zugehörigkeits- und Teamgefühl

Was sind Unterschiede zwischen Präsenz und Online-Kommunikation?

Gestik und Mimik:

Wenn nicht per Videochat kommuniziert wird, fallen Gestik und Mimik weg. Nonverbale Kommunikation kann aber eine große Rolle spielen und beeinflussen, wie der:die Empfänger:in das Gesagte wahrnimmt und auffasst. 

Traue Dich, Smileys zu nutzen. Sie können die nonverbale Seite in digitaler Kommunikation ersetzen. Deinem Gegenüber wird so erleichtert, die Bedeutung und Intention der Nachricht zu verstehen.

Zeitversetzte Kommunikation:

Wenn Du digital oder online kommunizierst, besteht der Vorteil, dass Du oder Dein Gegenüber sich mit der Antwort Zeit lassen kann und diese ggf. besser formulieren bzw., sich zunächst über das Ziel und das Wesentliche der Nachricht bewusst werden kann.

Wenn Du jedoch zu lange wartest, kann das beim Gegenüber ein Gefühl von Missachtung oder fehlendem Respekt auslösen. Daher ist es wichtig, die Balance zwischen einer zu langen Antwortdauer und dem Druck immer sofort antworten zu müssen zu finden. Stelle klar, in welchem Zeitrahmen eine Antwort benötigt wird. So kannst Du Missverständnisse und das Druckgefühl vermeiden. Dies kannst Du z.B. durch einen ergänzenden Satz à la “ Es reicht, wenn Du mir bis XY antwortest./ Ich würde mich über eine Antwort innerhalb … freuen, Danke!” einbauen. Oder andersherum, wenn Du weißt, dass Du etwas länger für eine Antwort brauchst, kommuniziere auch das (z.B. “Danke für Deine Nachricht! Ich antworte Dir bis xyz…”).

Soziale Normen & Regeln:

In einem digitalen Raum fehlen häufig gemeinsame soziale Normen und Regeln. Im Gegensatz zu Gesprächen in Präsenz herrscht hier mehrheitlich Unsicherheit über das richtige Verhalten.  Fragen wie: Wer redet wann? Kamera ein oder aus? bleiben häufig ungeklärt. Eine ausgewählte Person, die das Gespräch koordiniert und zu Beginn des Meetings einheitliche Regeln vorstellt, kann dabei hilfreich sein. So ist es auch wichtig, neue Teammitglieder über die bereits etablierten Normen in Eurem Team bei Online-Meetings zu informieren.

Welche Tools für interne Kommunikation gibt es?

Bevor Du Dich für ein Tool entscheidest, überlege, ob Du dieses gerne nur zur Kommunikation nutzen möchtest oder es darüber hinaus weitere Funktionen beinhalten soll. So gibt es zum Beispiel Tools, die gleichzeitig eine Videochatfunktion und eine analoge Chatfunktion bieten (z.B. Skype) oder aber Tools, die neben einer integrierten Chatfunktion auch das Arbeits- & Projektmanagement erleichtern (z.B. Trello).

In der untenstehenden Tabelle findest Du einen Überblick über die beliebtesten Kommunikationstools in der Arbeitswelt. Für die Kommunikation mit Ehrenamtlichen bieten sich auch Messenger-Dienste wie WhatsApp, Telegram oder Signal an. Sie sind kostenlos und einfach über das Smartphone nutzbar.

Tool Videochat Chatfunktion weitere Specials Kosten
Slack x x Aufbau in Kanälen, Verknüpfung mit mehreren Tools möglich vergünstigt für NGOs
Microsoft Teams x x gut kombinierbar mit weiteren Microsoft Anwendungen wie PowerPoint, Word & OneDrive günstige Option für kleine Organisationen
Rocket Chat x Aufbau in Kanälen (ähnlich wie Slack) vergünstigt für NGOs
Trello x x Aufgabenmanagementtool vergünstigt für NGOs
Skype x x kostenlos
Google Chat x gut kombinierbar mit anderen Google Tools (z.B. Google Meet) kostenlos
Mattermost x x vergünstigt für NGOs
Zoom x vergünstigt für NGOs

Das könnte Dich auch interessieren

Du willst noch mehr persönliche Tipps und Tricks für digitale Themen erhalten? Melde Dich für unseren Newsletter an!