Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamt

Ein ehrenamtlicher Vorstand, der ein:e oder mehrere hauptamtliche Mitarbeitende betreut; Hauptamtliche, die in ihrer Arbeit von Ehrenamtlichen unterstützt werden oder diese steuern: In vielen Vereinen und Organisationen gestalten Haupt- und Ehrenamtliche das Vereinsleben gemeinsam. Überwiegend ist dies ein Gewinn für die Vereinsarbeit. Doch es kann auch zu Konflikten und Herausforderungen kommen, z.B. wenn die Rollen- oder Arbeitsteilung unklar ist.

Wie Du als Hauptamtliche gut mit Ehrenamtlichen zusammenarbeitest, erfährst Du im Folgenden durch Tipps von Ulrike Langer (Oxfam) und Kristin Marosi (Codetekt).

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Inhaltsverzeichnis

Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt
Kommunikation is key
Aufgaben- und Rollenverteilung

Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt

Egal ob in großen, internationalen Verbunden wie Oxfam oder kleinen gemeinnützigen Vereinen wie codetekt e.V., Ehrenamtliche füllen Organisationen mit Leben. Gerade die Zusammenarbeit zwischen Hauptamtlichen und Ehrenamtlichen kann für Vereine extrem wertvoll und ein Motor für Veränderung sein:

Inspiration: Das Besondere am Ehrenamt ist, dass Menschen ihre Zeit schenken. Sie möchten ihre Werte und Ziele vertreten und engagieren sich deshalb in ihrer Freizeit für eine Organisation, bei der dies möglich ist. Das kann ganz schön inspirierend sein und erinnert Dich und Dein Team vielleicht auch in schwierigen Zeiten daran, wieso Ihr die Arbeit leistet!
Reality-Check: Ehrenamtliche sind meist nah an der Basis und ein Abbild der Gesellschaft. Sie können Dir zurückmelden, falls sich die Arbeit Deiner Organisation zu sehr von den Bedarfen entfernt oder auch woraus die Bedarfe konkret bestehen.
Kreativität: Ehrenamtliche, die ggf. nicht so fest in den Denkmustern der Organisation festgefahren sind, können guten externen Input liefern und zu einem kreativen und wirksamen Gesamtergebnis beitragen.

Kommunikation is key

Trotz der Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt solltest Du nicht vergessen, dass Ihr aus einer ganz unterschiedlichen Perspektive auf die Arbeit der Organisation blickt: Für Dich ist das der Beruf, dem Du Dich in Deiner festgelegten Arbeitszeit widmest. Ehrenamtliche machen das meist neben ihrem Beruf, Studium oder der Schule in ihrer Freizeit. Durch die unterschiedlichen Perspektiven ist es ganz normal, dass es zu Spannungen kommen kann. Das Wichtigste ist deshalb von Anfang an eine offene Kommunikation beiderseits.

Folgende Aspekte können die Zusammenarbeit positiv beeinflussen:

Allgemein

Gute Kommunikation: Achte darauf, dass Du freundlich, respektvoll und zugewandt kommunizierst. Wir alle haben viel zu tun, aber wir alle möchten auch gerne bewusst wahrgenommen werden.
Unterschiedliche Ressourcen: Durch die unterschiedlich verfügbaren Zeitressourcen kann es vorkommen, dass Ehrenamtliche sich länger nicht zurückmelden oder andere Zeiten zur Kommunikation haben. Geht damit am besten offen um und lass dich nicht davon frustrieren, wenn der Austausch mal ein paar Tage länger dauert!

Tipp

Sei Dir trotz der unterschiedlichen Erreichbarkeit auch über Deine eigenen Grenzen bewusst! Manchmal kann es notwendig sein, außerhalb der eigenen Arbeitszeiten zu kommunizieren, aber achte darauf, dass Deine Flexibilität sich für Dich stets einem angemessenen Rahmen bewegt. Wie Du vor allem im digitalen Raum auf Deine Grenzen und Balance achtest, erfährst Du in diesem Artikel.

Austauschformate außerhalb der Arbeit: Gerade durch die Corona-Zeit haben wir gemerkt, wie wichtig der Austausch untereinander ist. Ob remote, vor Ort oder hybrid – nimm Dir mit Deinem Team Zeit für Zwischenmenschliches und Teambuilding.

Mediation bei Problemen: Sollte es schon zu Problemen gekommen sein, die noch im Raum stehen, ist eine Mediation vielleicht das richtige für Dich. Dabei handelt es sich um ein Verfahren zur Konfliktlösung, bei dem eine dritte Person als Mediator:in eingebunden wird.

Onboarding

Informationsangebote schaffen: Jede:r Ehrenamtliche ist einzigartig. Es gibt Ehrenamtliche, die am liebsten alles über die Arbeit und die Organisation erfahren möchten – es gibt aber auch welche, die nur das Nötigste wissen möchten. Akzeptiere das und schaffe Informationsangebote statt an alle die gleichen Erwartungen zu stellen. Ganz nach dem Motto “umfassend informieren, aber nicht mit Informationen überfrachten”.
Onboarding-Guide: Ein gutes Onboarding-Dokument bzw. Handbuch für Ehrenamtliche kann als gemeinsame Informationsgrundlage dienen. Du kannst darin Folgendes dokumentieren: Aufgaben und Ziele der Organisation, Team und Strukturen, Ausgestaltung der Zusammenarbeit und Kommunikation, Engagementmöglichkeiten, Tools. Wie Du ein gutes (digitales) Onboarding gestalten kannst, haben wir in diesem Artikel detailliert für Dich aufbereitet.

Tipp

Um sicherzustellen, dass das Onboarding Dokument zumindest durchgeblättert wird, kannst Du dort auch Instrumente einbauen, die essentiell für die Mitarbeit sind. Mache es zu dem Go-To-Point, um ein Ehrenamt bei Dir zu starten. Das kannst Du zum Beispiel machen, indem Du nur dort die ersten Schritte inkl. Zugangsdaten für Kommunikationstools einbaust.

Erwartungen transparent machen: Sowohl Du als auch die/der Ehrenamtliche haben gewisse Erwartungen an das Engagement. Sprecht darüber! Nur so könnt Ihr gemeinsam herausfinden, ob sich die Erwartungen decken, wo Erwartungen angepasst werden müssen oder ob die Zusammenarbeit überhaupt gelingen kann.

Wertschätzung

Kleine Gesten: Schaffe Bewusstsein darüber, dass Ehrenamt freiwillig geschieht und baue kleine Dankesgesten in Deine Kommunikation ein. Das kann ein einfaches Danke für das Engagement am Anfang von Mails sein oder die Erwähnung bei gemeinsamen Aktionen.
Teilhabe an Erfolgen: Erfolge werden meist schon im Arbeitsalltag besprochen und es kann vorkommen, dass man als Hauptamtliche vergisst, diese auch mit den Ehrenamtlichen zu teilen. Lass Deine Ehrenamtlichen wissen, was ihr gemeinsam erreicht (habt)! Das kann ein motivierender Faktor sein und der Lohn für die Zeit, die Ihr gemeinsam reinsteckt.
Besondere Angebote: Es gibt viele verschiedene, teils auch vom Staat initiierte Angebote für Ehrenamtliche. Schau in Deiner Stadt nach, ob es Ehrenamtskarten gibt, die Du Deinen Helfer:innen geben kannst oder feiere Deine Ehrenamtlichen am Tag des Ehrenamts (5. Dezember). Auch selbst organisierte Dankesveranstaltungen, Dankeskarten & Co. zeigen Wertschätzung! Verschiedene Formen der Anerkennung sind auch hier gesammelt.

Bei all den Tipps und Hinweisen ist es aber dennoch wichtig zu beachten: Was passt zu Deinen Ehrenamtlichen? Wie kommunizieren sie am liebsten? Wie fühlen sie sich wertgeschätzt? Welche Kanäle nutzen sie? Das kann je nach Person sehr individuell sein und sollte auch Eingang in die Kommunikation zwischen Haupt- und Ehrenamt finden.

Aufgaben- und Rollenverteilung

Konfliktpotenzial zwischen Haupt- und Ehrenamt bieten vor allem unklare Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Hier kann es zu Missverständnissen, Dopplungen und Unzufriedenheit kommen.

Damit das nicht passiert, findest Du hier einige Empfehlungen:

Formate und Aufgaben für Ehrenamt formulieren: Wenn Du keine genauen Vorstellungen darüber hast, wie das Engagement aussehen soll und welche Aufgaben erledigt werden müssen, dann ist es umso schwieriger, die Rolle zutreffend auszufüllen. Definiere daher Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Ehrenamtliche. Diese Klarheit wird später im Onboarding-Prozess und der Ausübung des Engagements helfen. Vielleicht ergeben sich auch Aufgaben für ein Mikroengagement? Es gibt viele Menschen, die sich gerne engagieren würden, aber nicht viel Zeit haben bzw. nur für einzelne Aufgaben zur Verfügung stehen. Wenn Du Dich mit den Aufgaben in Deiner Organisation auseinandersetzt, findest Du bestimmt ein paar solcher Aufgaben, mit denen Du dann neue Zielgruppen ansprechen kannst.

Tipp

Schreibe die ehrenamtlichen Aufgaben genauso in ein Aufgabenprofil, wie das für hauptamtliche Tätigkeiten auch der Fall ist. Das hilft Dir dabei, die Rollen der einzelnen Ehrenamtlichen abzugrenzen und zu definieren. Eine Vorlage findest Du hier.

Für viele Freiwillige kann es auch hilfreich sein, zu sehen, wo sie in der Organisation stehen. Ordne die Rollen deshalb auch Eurem Organigramm zu, so dass sichtbar ist, an welcher Stelle Ehrenamtliche platziert sind.

Zeitkritische Aufgaben: Achte bei zeitkritischen Aufgaben darauf, dass Du Ehrenamtliche nicht überforderst oder zu viel Druck aufbaust. Es ist oftmals besser, wenn diese Aufgaben bei hauptamtlichen Mitarbeiter:innen liegen bzw. diese als Backup die Aufgaben erfüllen können.
Ehrenamtsvereinbarung: Ehrenamt ist zwar freiwillig und eine Ehrenamtsvereinbarung daher nicht verpflichtend, es kann aber beiden Seiten helfen, um gegenseitige Rechte und Pflichten zu definieren. Dabei handelt es sich um eine freiwillige Vereinbarung, die Du auch vollkommen individuell gestalten kannst. Eine Vereinbarung kann für Dich und Deine Organisation Verlässlichkeit schaffen und für die ehrenamtliche Person Sicherheit bezüglich Haftung oder der Erstattung von Aufwendungen bieten.
Evaluation: Die festgelegten Aufgaben sollten regelmäßig evaluiert und hinterfragt werden. Tauscht Euch darüber aus, was gut lief, was weniger gut lief und was ggf. verändert werden muss.
Partizipation: Ein oft genanntes Motiv für freiwilliges Engagement ist die Möglichkeit, etwas zu gestalten. Überleg Dir deshalb, welche Beteiligungsmöglichkeiten und -formen es gibt. Achte dabei darauf, dass es sich um “echte” Beteiligung handelt und nicht um Pro-Forma Beteiligung. D.h. zeig den Ehrenamtlichen auf, wo die Beteiligung hinführt, was mit den Ergebnissen passiert und kommuniziere dies transparent und nachhaltig. Auch hier gilt: nicht jede:r möchte etwas mitgestalten müssen, aber können. Einige arbeiten gerne strategisch mit, andere freuen sich mehr über operative Einbindung.