Marc von KURABU erklärt Dir die Vorteile einer Vereinssoftware

KURABU ist eine digitale Komplettlösung für Vereine und Organisationen. Neben einer Verwaltungssoftware bietet KURABU eine vereinseigene Webseite sowie eine integrierte Vereinsapp, über welche Organisation und Mitglieder kommunizieren können.

To-Do-Listen schreiben, die Woche planen oder sich mit anderen austauschen. Während wir hierfür im Privaten meist zu Smartphone, Tablet und Co greifen, treffen wir im Ehrenamt häufig noch auf Stift und Papier. Dass dies jedoch nicht so sein muss, davon ist Marc Zwiebler, Co-Founder der digitalen Vereinssoftware KURABU, überzeugt. Er möchte folglich Organisationen und Ehrenamtliche gleichermaßen abholen und zeigen, dass Digitalisierung in der Vereinsverwaltung für alle ein Benefit ist.

Jede Organisation muss sich austauschen und organisieren. Genau das ist es, was laut Marc Verwaltung ausmacht.

„Vereinsverwaltung ist zwar notwendig, aber bringt alleine den Verein nicht weiter. Oftmals werden die Mitglieder und auch die Öffentlichkeit vergessen, die man als Verein ansprechen und abholen sollte.“

Digitale Vereinsverwaltung kann dabei unterstützen, diese unterschiedlichen Dimensionen des Vereins zusammenzuführen, Prozesse zu vereinfachen und so den Verein für alle zugänglicher zu machen.

Bei der Verwaltung von Vereinen kommt es auf drei Kernthemen an, bei denen eine Vereinssoftware unterstützt:

Die Umstellung auf eine Vereinssoftware erspart somit vor allem Zeit und Arbeitsaufwand für die eigentliche Verwaltung – Zeit und Ressourcen, die die Ehrenamtlichen stattdessen ihrem eigentlichen Herzensthema widmen können. Aber auch Datenschutz ist ein wichtiges Argument für den Umstieg auf eine Vereinssoftware: 

„Egal ob man 10 Mitglieder hat, 20 oder 100 – man muss mit sehr sensiblen Daten hantieren, was mit den neuen Datenschutzregeln manchmal nicht ganz so einfach ist, wenn man es nebenbei macht.“

Wie kann der Umstieg auf digitale Lösungen nun aber konkret aussehen? Marc beobachtet, dass bei vielen Organisationen digitale Tools inzwischen Einzug erhalten haben, diese jedoch nicht immer gut aufeinander abgestimmt sind:

„Bei vielen Vereinen fängt es meistens mit einer Excel Tabelle an. Dann merken sie, dass sie auch mal eine Email schreiben müssen. Dann sucht man eine Lösung für eine andere Anwendung und ehe man sich versieht bilden sich organische Insellösungen, die mehr schlecht als recht miteinander verwoben sind. Dann hat man auf einmal 5, 6, 7 Accounts bei 7 verschiedenen Anbietern, überall gibt es verschiedene Login Daten und die einzelnen Tools sind nicht miteinander verknüpft. Das endet schnell im Chaos.“

Eine digitale Komplettlösung kann hier Abhilfe schaffen, indem alle Prozesse an einem zentralen Ort zusammengeführt und dezentral abgerufen werden können.

Wer nicht direkt auf eine Komplettlösung in Form einer Vereinssoftware umsteigen möchte, dem empfiehlt Marc, die Tools an die eigenen Ressourcen anzupassen: 

„Man sollte sich genau aussuchen, welche Tools und Kanäle man benutzen möchte und diese auf die Anzahl limitieren, die man sich wirklich zutraut zu bedienen. Weniger ist manchmal mehr, wenn dafür die Datenkonsistenz sichergestellt ist.“

Und auch im Verwaltungsprozess selbst kann man Ressourcen sparen. Gerade bei kleinen Vereinen zählt bei der Mitgliederverwaltung, sich auf das Nötigste zu beschränken und nur die Daten zu erheben, die auch tatsächlich notwendig sind. Auch mit der Umstellung der Beitragszahlungen auf einen halbjährigen bzw. sogar jährlichen Turnus wird viel Aufwand reduziert.

Ob Komplettlösung oder schrittweiser Umstieg – digitale Maßnahmen der Verwaltung lassen sich in vielen Bereichen integrieren. Im Vorhinein sollten daher folgende Fragen beantwortet werden:

•   Was soll durch den Umstieg erreicht werden? Was sind die aktuellen Herausforderungen? Was sind die Bedarfe. Was wünschen wir uns?
•   Was sollen die digitalen Tools können?
•   Welche Bereiche haben die höchste Priorität?
•   Nutzt man vielleicht sogar bereits digitale Tools, an die man anknüpfen könnte?
•   Wie nutzen wir unsere Daten und wie müssen wir entsprechend unsere Datensätze anlegen?

Es sollten also konkrete Ziele formuliert werden, was genau mit der (schrittweisen) Digitalisierung der Verwaltung erreicht werden soll, um hieraus konkrete Maßnahmen ableiten zu können. Dabei ist es sinnvoll, Schritt für Schritt entsprechend der eigenen Prioritäten vorzugehen und sich genau damit auseinanderzusetzen, welche Softwarelösung zu den individuellen Bedarfen passt.

Helfen kann hierbei auch der Austausch mit anderen Organisationen, um von ihren Erfahrungen zu profitieren. Vereine haben oft die gleichen Herausforderungen, unabhängig von Größe, Standort oder Thema – und viele davon können mit einer passenden digitalen Lösung abgedeckt werden.

Zur konkreten Umstellung gibt Marc folgende Tipps:

Marc ist es dabei wichtig zu betonen, dass Digitalisierung und die Umstellung auf eine Vereinssoftware nicht heißt, dass das Vereinsleben nur noch online stattfindet oder, dass es sich nun um einen digitalen Verein handelt. Er versteht eine Vereinssoftware stattdessen als eine digitale Erweiterung: 

„Im Verein sollte es immer noch darum gehen, dass Leute zusammenkommen, gemeinsamen Interessen nachgehen, sich persönlich sehen und austauschen. Digitalisierung ist dabei nur ein Mittel zum Zweck. Digitalisierung ist keine Wunderwaffe, die alle Probleme auf einmal behebt, aber durch Digitalisierung können zumindest viele von den Dingen, die keinen Spaß machen und Zeit kosten, abgenommen werden. So haben die Leute mehr Zeit und Ressourcen, sich um das eigentliche zu kümmern. Und das tut dem Verein meistens auch am besten, wenn die Leute sich dafür einsetzen, woran sie Spaß haben.“

Vereine und Organisationen sind individuell. Und so vielfältig können dementsprechend auch die Lösungen hin zur digitalen Vereinsverwaltung sein. Marc ermutigt daher: „Das Anfangen ist der wichtigste Schritt!“