Freiwillige langfristig binden – Tipps und Tricks

In Deiner Organisation gibt es eine tolle Gruppe an Helfer:innen. Du fragst Dich aber, wie Du diese wirksam begleiten kannst? Es fällt Dir schwer interessierte Freiwillige nachhaltig in Dein Team zu integrieren? Gerade in Zeiten, in denen der Austausch hauptsächlich online stattfindet, ist es oft herausfordernd Ehrenamtliche langfristig zu binden. Wir zeigen Dir, an welchen Aspekten Du Dich beim Thema Freiwilligenbindung orientieren kannst und welche Maßnahmen und Tools hierfür erfolgversprechend sind.

Sechs Personen gruppieren sich vor einer Kamera und lachen.

Inhaltsverzeichnis

Warum ist Freiwilligenbindung wichtig?

39,7 % der Bevölkerung in Deutschland ab 14 Jahre engagieren sich freiwillig. Ausschlaggebend für die Wahl des Engagements sind dabei oft die persönliche oder gesellschaftliche Relevanz eines Themas. Besonders junge Menschen geben an mit ihrem Engagement, die “Gesellschaft aktiv mitgestalten” bzw. “zur Lösung eines sozialen/gesellschaftlichen Problems beitragen” zu wollen  (61,5%) und sich dabei gleichzeitig “persönlich weiter[zu]entwickeln” (42,8%). 

Doch wie schafft man es als Organisation, dass die Bedürfnisse neuer Helfer:innen derart befriedigt werden, sodass diese motiviert sind, sich langfristig einzubringen?

Freiwilligenbindung in der Praxis

Wir von GoVolunteer verleihen gemeinnützigen Organisationen einmal jährlich das Qualitätssiegel “AUSGEZEICHNETES ENGAGEMENT”. Mit dem Siegel zeichnen wir Projekte und Initiativen aus, die vorbildliche Arbeit mit freiwilligen Helfer:innen leisten. Wir möchten den Projektorganisator:innen folglich damit unseren Dank für ihren besonderen Einsatz aussprechen und anderen ehrenamtlichen Projekten und Initiativen außerdem die Chance geben, von guten Beispielen zu lernen.

Im Zuge der Entstehung des Siegels für AUSGEZEICHNETES ENGAGEMENT haben wir sieben Qualitätskriterien entwickelt, anhand derer Du Dich für die Etablierung weiterer Maßnahmen im Bereich Freiwilligenbindung orientieren kannst: 

Durch den Einsatz digitaler Tools und Kanäle bietet das Projekt interessierten Helfer:innen anschauliche Einblicke und Informationen für den Einstieg.

  • Überlege Dir, auf welchen Kanälen Du Deine Zielgruppe erreichst
  • Nutze digitale Kanäle, um potentiellen Ehrenamtlichen einen Eindruck von Deiner Arbeit zu geben und sie zum Mitmachen zu motivieren. (Wie das auch mit wenigen Ressourcen geht und was Du dabei beachten muss findest Du hier)
  • Gestalte Deinen Online-Auftritt ansprechend und halte ihn aktuell
  • Kommuniziere über verschiedene digitale Formate und Kanäle in Deinem Projekt – überlege ob z.B. eine WhatsApp oder Telegram-Gruppe für Deine Zielgruppe relevant sind – der Austausch darüber ist niedrigschwellig möglich und stärkt die Bindung

“Es gibt Telegram Gruppen, die die TeilnehmerInnen untereinander vernetzen; Sehr spannend für schnellen Überblick über die Möglichkeiten, ich habe das Gefühl ich bin dabei, informiert und vernetzt.” 

Interessierte Helfer:innen erhalten eine schnelle Rückmeldung und die Möglichkeit für einen zeitnahen Start in ein Engagement. 

  • Vermittle in Deiner Kommunikation nach außen interessierten Helfer:innen auf einen Blick, wofür Hilfe gebraucht wird: die Tätigkeitsfelder und Einsatzmöglichkeiten sind konkret beschrieben und enthalten Angaben zu Zielgruppe, Zeiten, notwendigen Vorkenntnissen oder formalen Zugangsvoraussetzungen.
  • Gib interessierten Helfer:innen nach der ersten Kontaktaufnahme sowie bei sämtlichen Fragen und Anliegen eine schnelle Rückmeldung.
  • Stelle sicher, dass vor Beginn des Engagements die Erwartungshaltung sowie die Kapazitäten von beiden Seiten offen kommuniziert werden.
  • Etabliere eine Feedbackkultur in Deiner Organisation – gib Ehrenamtlichen hierbei die Möglichkeit Feedback, Vorschläge und Kritik zu äußern und nimm diese ernst.

“Am Anfang hat sich, egal bei welcher Frage, immer jemand zeitnah zurück gemeldet, dass hat mir viel Sicherheit gegeben.”

Eine erfahrene Begleitperson arbeitet die Helfer:innen in die Aufgaben ein und steht bei Fragen und Problemen als Ansprechperson zur Verfügung.

  • Stelle sicher, dass es eine feste Ansprechperson für die Belange der Freiwilligen gibt.
  • Organisiere Erst- bzw. Reflexionsgespräche mit den Freiwilligen. Bei Beendigung des Engagements biete Engagierten die Möglichkeit für ein Abschlussgespräch inkl. Feedback.
  • Arbeite neue Engagierte gut in Ihre Arbeitsbereiche ein. Falls möglich, stelle neuen Ehrenamtlichen eine:n Buddy-Partner:in zur Seite, der:die bei Fragen immer ansprechbar ist.

“Gute Einarbeitung durch Tandempartner – steht bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite.”

Helfer:innen können sich zeitlich flexibel engagieren. Sie erhalten Einblicke in unterschiedliche Facetten des Projekts, bringen eigene Interessen und Ideen ein.

  • Schaffe in Deinem Projekt verschiedene Arbeitsfelder für interessierte Freiwillige, die die individuellen zeitlichen Ressourcen und möglichen Kompetenzen eines Freiwilligen entsprechen.
  • Ermögliche es Helfer:innen, sich in verschiedenen Bereichen einzubringen, die eigenen Interessen zu stärken aber auch Neues auszuprobieren.
  • Freiwillige bekommen die Möglichkeit, ihre eigenen Ideen zur Gestaltung des Projekts einzubringen und zur Diskussion zu stellen oder auch neue Engagement-Angebote zu entwickeln.

“Das Engagement kann ich sehr an meine Bedürfnisse und (schwankenden zeitlichen) Kapazitäten anpassen; außerdem wird mir „erlaubt“ oder ich werde ermutigt Fehler zu machen und dadurch zu lernen und zu wachsen.”

Durch klar kommunizierte Ziele können Helfer:innen den Zweck und die Wirkung ihres Engagements nachvollziehen.

  • Kommuniziere ehrenamtlichen Helfer:innen die Ziele des Projekts klar und stelle sicher, dass Ziele anschließend auch gemeinsam erarbeitet und ausgehandelt werden.
  • Gib Freiwilligen in regelmäßigen Treffen Updates zu laufenden und geplanten Projekten. Ermögliche dafür einen Einblick in die Wirkung des Projekts, z.B. durch Erfahrungsberichte der Zielgruppe.
  • Stelle sicher, dass ehrenamtliche Helfer:innen das Gefühl bekommen, dass sie mit ihrem Engagement einen Mehrwert für die Zielgruppe erreichen.

“Es wurde ein Arbeitspapier mit klaren Aussagen erstellt und von uns Ehrenamtlichen verabschiedet.”

Helfer:innen erfahren Wertschätzung für ihr Engagement und werden aktiv in das Team eingebunden.

  • Ermögliche es ehrenamtliche Helfer:innen in einem vereinbarten Rahmen für ihr Engagementfeld selbständig Entscheidungen zu treffen.
  • Stelle sicher, dass ehrenamtliche Helfer:innen Anerkennung und Wertschätzung erhalten. Etabliere konkrete, im Team vereinbarte Maßnahmen zur Anerkennungskultur.
  • Etabliere verschiedene Wege, um die Vernetzung und Teamkultur zu fördern. Dazu gehören unter anderem gemeinsame Veranstaltungen, WhatsApp/Telegram-Gruppen oder Videokonferenzen.

“Man bekommt regelmäßig Lob und Anerkennung von allen Seiten. Was ich besonders schätze sind die kleinen Dinge wie ein Team-Brunch oder gelegentlich kleine Grußkarten mit Schokolade, als ein kleines Dankeschön!”

Das Projekt bietet Engagierten die Möglichkeit, sich weiterzubilden & an relevanten Workshops oder Austauschveranstaltungen teilzunehmen.

  • Ermögliche es Engagierten an Austauschmöglichkeiten und Fortbildungsangeboten teilzunehmen und ermuntere sie dazu 
  • Stelle sicher, dass Weiterbildungsangebote so weit wie möglich die Bedürfnisse der Freiwilligen (Zeitrahmen, Fortbildungsort, Inhalte) berücksichtigen – ermittle dafür die Bedarfe der Ehrenamtlichen
  • Schaue intern, welche Expertise es bereits im Team gibt und organisiere peer-to-peer Learning-Sessions unter den Freiwilligen

“Wir arbeiten mit vielen Aktivist:innen und Vereinen zusammen. Ich kann nur staunen was da alles passiert. Gelernt habe ich unglaublich viel.”

Tipps und Tools für die digitale Freiwilligenbindung

  • Buddysystem: Etabliere ein Buddy- oder Mentor:innensystem in Deiner Organisation. Damit erhält jede:r neu beginnende Freiwillige eine direkt Ansprechperson, die beim Ankommen im Ehrenamt begleitet und bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht. 

  • Team Gatherings: Organisiere regelmäßig Team-Zusammenkünfte, in denen es ausschließlich um Kennenlernen, Team-Building und den informellen Austausch geht. Hierfür bieten sich digitale Spiele, wie beispielsweise Skribbl, StadtLandFluss oder GarticPhone an.

  • Gemeinsame Online-Worksessions: Digitales Ehrenamt bedeutet vielfach, dass das Engagement vor dem eigenen Laptop stattfindet. Um dennoch Austausch und Gemeinschaftsgefühl zu ermöglichen, bietet es sich an gemeinsame Online-Arbeitsstunden via Videokonferenz einzuführen. Das können beispielsweise zwei Stunden an einem Abend oder Wochenenden sein, in denen alle gemeinsam an ihren Aufgaben arbeiten und sich dabei unterhalten oder Musik hören.

  • Austausch- und Feedbackrunden: Im analogen Raum ergeben sich ganz automatisch Situationen, in denen man sich austauschen oder Feedback geben kann. Dies ist im Gegensatz dazu im digitalen Raum nicht unbedingt der Fall. Plane folglich unbedingt Zeit in Online-Meetings ein für Austausch und ermögliche Ehrenamtlichen, sich einzubringen und Feedback zu geben.

  • Toolsammlung für digitale Zusammenarbeit: Hier findest Du eine ganze Menge Tipps und Tricks für eine abwechslungsreiche und aktivierende digitale Zusammenarbeit in Deinem Team.