Einsatzplanung freiwilliger Helfer:innen

Verfasst von Julia Saurer

Stell Dir vor, die nächste Aktion steht an. Es sind Führungen, Workshops oder verschiedene Stände geplant. Die Einladungen dazu sind bereits raus. Jetzt geht es nur noch darum, den Auf- und Abbau zu organisieren, zu planen, welche Helfer:innen die einzelnen Aufgaben übernehmen sowie die Schichten einzuteilen. Das klingt erstmal nicht besonders schwierig, kann aber kurz vor dem großen Tag doch nochmal alle Nerven kosten. Sicherlich kommt dir diese Situation bekannt vor. Planung und Organisation sind das A und O für den erfolgreichen und vor allem stressfreien Aktionsabschluss. Damit Du In Zukunft keinen Zeit- und Planungsdruck mehr hast, stellen wir Dir in diesem Artikel digitale Werkzeuge und Tools zur Einsatzplanung Deiner freiwilligen Helfer:innen vor. So kann Deine Arbeit im Projekt nachhaltig erleichtert werden. 

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Auf dem Bild sieht man eine junge Frau, die lächelt und vor einer Glaswand, auf der Post-Its in gelb und blau sind, steht.

Inhaltsverzeichnis

Warum ist Einsatzplanung so wichtig?

Die Helfer:innen in Deinem Team engagieren sich unter anderem, da sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen und dabei was Gutes zu tun möchten. Daher ist es wichtig, unnötige Frustration durch ineffiziente Strukturen zu vermeiden. Denn das kann nämlich schnell demotivierend wirken und das Gegenteil von dem hervorrufen, was eigentlich gewünscht ist. Das kommt Dir irgendwie bekannt vor? Genau hier setzen unsere Tipps für die Einsatzplanung an. 

Vor allem in Krisenzeiten, in denen Hilfe für vulnerable Gruppen schnell und effizient umgesetzt werden muss, ist wenig Zeit für erschwerende Prozesse da. Denn gerade in diesen Zeiten ist die Hilfsbereitschaft in der Bevölkerung erfahrungsgemäß sehr hoch. Deshalb ist es umso wichtiger, diese Engagementbereitschaft zügig und sinnvoll einzusetzen. So kann die Motivation schnell in unterstützende Handlungen umgewandelt werden.

Wir haben hierfür ein Beispiel für Dich, damit das Thema greifbarer wird. Laut der Bundesregierung haben sich innerhalb von zwei Wochen über 8.000 Freiwillige aller Altersstufen beim Verein Münchner Freiwillige – Wir helfen e. V. gemeldet, um ukrainischen Geflüchteten zu helfen. Um diese enorme Hilfsbereitschaft auch an der richtigen Stelle umzusetzen, mussten hier Sprachkenntnisse, Fahrerlaubnis, etc. mitberücksichtigt werden. Nur auf diesen Weise kann das bestmögliche aus der Situation gemacht werden. Die Fähigkeiten und Kenntnisse der Helfer:innen werden erfasst. Darauf aufbauend können dann Schichten eingeteilt werden.

Das musst Du beachten

Damit es gelingt, mit Deiner Arbeit so viel positive Wirkung wie möglich zu verbreiten, sollte Deine Planung gut durchdacht sein. Eine gute Planung integriert alle Beteiligte. Sie sollte sowohl die Bedürfnisse der Freiwilligen als auch die Bedarfe Deiner Organisation bzw. Deines Projektes mit einbeziehen. Versuche also  eine Brücke zu bilden zwischen den Erwartungen beider Parteien. Du möchtest wissen wie? Mögliche Aspekte, die Du hierbei fokussieren kannst, sind:

Bei den Volunteers:

  • Wunschaufgaben und -zeiten
  • Verfügbarkeiten
  • Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Körperliche Verfassung
  • Stärken und Schwächen

Bei den Organisationen:

  • zu besetzende Zeiten und Aufgaben
  • Anforderungen an die Aufgaben
  • Kapazitäten für die Betreuung der Freiwilligen

Welche Tools zur Einsatzplanung gibt es?

Die Einsatzplanung funktioniert sowohl auf digitalem als auch auf analogem Weg. An der Stelle gilt jedoch zu betonen, dass digitale Varianten viele Vorteile haben. DZu diesen Vorteilen gehören u.a. Echtzeitplanung, vereinheitlichte Kommunikation, Vermeidung von Übertragungsfehlern und Datenschutzkonformität.

Hast Du den Entschluss gefasst, die Einsatzplanung Deiner Organisation künftig über ein digitales Tool bzw. Website zu machen, folgt nun der Schritt der Software-Auswahl. Es gibt viele Software-Angebote, die auch eine Schicht- und Einsatzplanung anbieten. Du möchtest wissen, welche das sind? Wir möchten im Folgenden einige ausgewählte Tools vorstellen, die unserer Meinung nach am Besten für gemeinnützige Organisationen geeignet sind. Das unter anderem, da sie in einer kostenlose Version nutzbar sind. Die Tools sagen dir nicht wirklich zu? Wenn Du Dir noch weitere Tools anschauen möchtest, kannst Du hier vorbeischauen.

Der Volunteer Planner ist ein Open-Source-Tool, das von einem ehrenamtlichen Team zur Verfügung gestellt wird. Der Planner wurde im Zuge der Geflüchtetenhilfe 2015 ins Leben gerufen und im Rahmen der Ukraine-Nothilfe wieder populär. Hier kannst Du Deine Organisation kostenlos anmelden und online Deine Schichten planen. Freiwillige können sich dann ebenfalls kostenfrei anmelden und schnell und übersichtlich in verfügbare Schichten eintragen. Außerdem kann automatisch und in Echtzeit nachverfolgt werden, welche Schichten noch unbesetzt sind.

Die Informationen zu den Schichten und Beschreibungen kannst Du ganz einfach selbst erstellen. Du brauchst Support dabei? Das Team vom Volunteer Planner unterstützt Dich dabei ganz persönlich beim Onboarding. Wir empfehlen dieses Tool vor allem für Einsätze, in denen es schnell unübersichtlich werden kann und viele Helfer:innen für verschiedene Aufgaben gesucht werden. Beispiele dafür sind Tafeln, Essensausgaben oder sonstige Ankunftshilfen. Weitere Infos und häufige Fragen zum Volunteer Planner findest Du hier.

Vor- und Nachteile:

+ Open-Source-Tool
+ deutschsprachiger Support
+ intuitive Bedienung für Helfer:innen
– rudimentäres Design
– Anmeldung für Helfer:innen erforderlich

Ein sehr bekanntes Tool ist sicherlich Doodle. Eigentlich wird Doodle als Terminplanungstool genutzt. Du kannst damit aber auch Einsätze mehrerer Freiwilliger planen. Beispielsweise erstellst Du die zu besetzenden Schichten als Termine und die Personen, die dementsprechend Zeit haben, können sich ganz einfach eintragen. Die Basisversion von Doodle reicht hierfür auch schon aus, sodass die ab 6,95 € startenden Pro-Version nicht nötig ist.

Das Tool bietet die Möglichkeit, Eintragungen nicht für alle sichtbar zu machen. Es ist empfehlenswert, diese Funktion auszustellen, falls man Doodle für die Einsatzplanung nutzt. Ein Vorteil für Engagierte ist, dass die Eintragung ohne Anmeldung funktioniert. Allerdings gibt es dann auch keine automatischen Benachrichtigungen und Einsätze können eventuell vergessen werden. Außerdem solltest Du Dir bei der Nutzung von Doodle darüber bewusst sein, dass die personenbezogenen Daten der Freiwilligen wie Name oder vielleicht auch die E-Mail Adresse von Doodle außerhalb der EU gespeichert werden.

Vor- und Nachteile:

+ große Bekanntheit, dadurch auch leichter Zugang und Nutzung für Helfer:innen
+
intuitive Bedienung für Helfer:innen ohne Anmeldung
personenbezogene Datenspeicherung außerhalb der EU
keine Terminerinnerungen
Erstellung nicht ganz intuitiv

SignUp Genius wurde entwickelt, um Gruppen einfach zu managen und den Überblick über Anmeldungen zu behalten. Vor allem die Anwendung an Schulen, in Sportvereinen und Nonprofit-Organisationen steht hier im Vordergrund. Es handelt sich hierbei um eine englischsprachige Software, die aber sehr intuitiv funktioniert.

Über SignUp Genius kannst Du unter anderem  automatische Erinnerungen und Einladungen versenden. Außerdem kannst Du Datenschutzeinstellungen individuell an Deine Organisation anpassen. Designvorlagen vereinfachen das Aufsetzen von Anmelde- und Schichtplanformularen, sodass Du nur noch die für das Event relevanten Daten eingeben musst.

Die Basisversion ist kostenlos und bietet die schon genannten Funktionen. Bei den kostenpflichtigen Versionen sind überdies Anwendungen wie zum Beispiel Spenden-Tracking, Online Zahlungen etc. inkludiert. Die Preise beginnen hier bei monatlich 8,50 €.

Vor- und Nachteile:

+ intuitive Bedienung mit vielen Vorlagen
+ individuelle Datenschutzeinstellungen
– nur englischsprachig
– viele Funktionen sind kostenpflichtig

Ähnlich wie SignUp Genius funktioniert auch SignUp.com. Der wohl größte Unterschied ist die Fokussierung auf die mobile Version. SignUp.com ist vor allem hilfreich, wenn Du weißt, dass sich der Großteil Deiner Freiwilligen nur mit dem Smartphone anmeldet. Ansonsten gibt es auch hier wieder Vorlagen für Freiwilligeneinsätze, eine kostenlose Basisversion und die Anwendung ist englischsprachig. Ein hilfreiches Feature bei SignUp.com ist sicherlich auch die Integration mit verschiedenen Kalendertools. Das heißt, wenn sich Freiwillige für einen bestimmten Zeitabschnitt eintragen, wird der Termin automatisch in ihren Kalender eingetragen.

Vor- und Nachteile:

+ intuitive Bedienung mit vielen Vorlagen
+ mobile Version funktioniert sehr gut
– nur englischsprachig
– viele Funktionen sind kostenpflichtig

In erster Linie als App für Ehrenamtssuche gegründet, bietet FlexHero auch einen Engagementplaner. Dieser ermöglicht es Dir, Kontakt mit Interessent:innen per integriertem Chat aufzunehmen. Ebenso kannst Du Helfer:innen in der App verwalten und eine Übersicht über laufende Projekte bekommen.

In der Übersicht kannst Du die Helfer:innen pro Einsatz sehen und diese auch in einem einsatz- bzw. projektbasierten Gruppenchat organisieren. Einen Überblick in Kalenderform gibt es leider (noch) nicht.

Die Basisversion bei FlexHero ist kostenlos und ermöglicht Dir die Veröffentlichung unbegrenzt vieler Projekte bzw. Schichten. Allerdings können nur zwei bis fünf Ehrenamtliche pro Projekt eingeplant werden, was bei größeren Aufgaben schnell zu wenig sein kann. Die kostenpflichtige Version ist ab 25€ pro Monat verfügbar.

Vor- und Nachteile:

+ deutschsprachiger Support
+ intuitive Benutzung
– Basisversion nur eingeschränkt für große Projekte nutzbar
– keine Schichtübersicht/kalendarische Übersicht
– in der weiterführenden Version mit hohen Kosten verbunden

Ähnlich wie FlexHero bietet auch Letsact in erster Linie eine Plattform zur Gewinnung von Ehrenamtlichen. Auch hier gibt es einen integrierten Chat und eine Übersicht, wer sich für welches Projekt angemeldet hat. Um es als Einsatzplanungstool zu nutzen, musst Du für die verschiedenen Aufgaben einzelne Angebote oder Projekte erstellen und hast dann eine genaue Übersicht darüber, wer wann hilft.

Ein Pluspunkt gegenüber FlexHero ist, dass bei Letsact für Nonprofit-Organisationen alles kostenlos ist. Außerdem ist auch Letsact vor allem auf die Nutzung als App fokussiert, weshalb es sich vorrangig an junge Zielgruppen richtet.

Vor- und Nachteile: 

+ kostenlos
+ deutschsprachiger Support
– Helfer:innen müssen sich registrieren
– keine Schichtübersicht/kalendarische Übersicht

Das letzte Tool, das wir Dir hier vorstellen, kennst Du sicherlich bereits schon. Es handelt sich um Google Tabellen. Google Tabellen ist sozusagen die Online-Version von Excel, wird – wie der Name bereits vermuten lässt – von Google bereitgestellt und ist von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitbar.

Wenn Du versiert in Tabellenkalkulationsprogrammen bist, kannst Du Dir von Grund auf selbst einen Plan erstellen, der genau zu Dir und Deiner Organisation passt. Sollte das nicht so sein, haben wir für Dich eine Vorlage erstellt (angelehnt an dieser hier), die Du Dir hier ansehen und kopieren und dann noch auf Deine Bedürfnisse zuschneiden kannst. 

Vor- und Nachteile:

+ kostenlos
+ große Bekanntheit, dadurch auch leichter Zugang und Nutzung für Helfer:innen
+ intuitive Bedienung für Helfer:innen ohne Anmeldung
– Erstellung und Anpassung an eigene Bedürfnisse möglicherweise zeitaufwendig
– personenbezogene Datenspeicherung außerhalb der EU

So plant Hermine e.V. die Einsätze ihrer Freiwilligen im In- und Ausland

In unserem Webinar zum Thema Einsatzplanung freiwilliger Helfer:innen hat uns Hermine e.V. Einsicht in ihre Praxis gegeben. Der Verein wurde 2016 gegründet und plant Einsätze ihrer Freiwilligen sowohl im In- als auch im Ausland. Er unterstützt Menschen in Not mit Sachspenden und ist auch vor Ort als Unterstützung aktiv. Neben der Inlandsarbeit führt Hermine e.V. auch regelmäßig Hilfsfahrten durch und unterstützt so die lokale Arbeit. Der Fokus liegt dabei auf der Hilfe für geflüchtete Menschen an den EU-Außengrenzen.

Klingt spannend für Dich? Dein Interesse für die Prozesse und Arbeit von Hermine e.V. ist geweckt? Wie Hermine e.V. sich generell organisiert, Ihre Sortiersonntage plant und Einsätze im Ausland konkret durchführt, kannst Du Dir hier ansehen: