Einsatzplanung freiwilliger Helfer:innen
Verfasst von Julia Saurer
Stell Dir vor, die nächste Aktion steht an. Es sind Führungen, Workshops oder verschiedene Stände geplant. Die Einladungen dazu sind bereits raus. Jetzt geht es nur noch darum, den Auf- und Abbau zu organisieren, zu planen, welche Helfer:innen die einzelnen Aufgaben übernehmen sowie die Schichten einzuteilen. Das klingt erstmal nicht besonders schwierig, kann aber kurz vor dem großen Tag doch nochmal alle Nerven kosten. Sicherlich kommt dir diese Situation bekannt vor. Planung und Organisation sind das A und O für den erfolgreichen und vor allem stressfreien Aktionsabschluss. Damit Du In Zukunft keinen Zeit- und Planungsdruck mehr hast, stellen wir Dir in diesem Artikel digitale Werkzeuge und Tools zur Einsatzplanung Deiner freiwilligen Helfer:innen vor. So kann Deine Arbeit im Projekt nachhaltig erleichtert werden.
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Inhaltsverzeichnis
Warum ist Einsatzplanung so wichtig?
Die Helfer:innen in Deinem Team engagieren sich unter anderem, da sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen und dabei was Gutes zu tun möchten. Daher ist es wichtig, unnötige Frustration durch ineffiziente Strukturen zu vermeiden. Denn das kann nämlich schnell demotivierend wirken und das Gegenteil von dem hervorrufen, was eigentlich gewünscht ist. Das kommt Dir irgendwie bekannt vor? Genau hier setzen unsere Tipps für die Einsatzplanung an.
Vor allem in Krisenzeiten, in denen Hilfe für vulnerable Gruppen schnell und effizient umgesetzt werden muss, ist wenig Zeit für erschwerende Prozesse da. Denn gerade in diesen Zeiten ist die Hilfsbereitschaft in der Bevölkerung erfahrungsgemäß sehr hoch. Deshalb ist es umso wichtiger, diese Engagementbereitschaft zügig und sinnvoll einzusetzen. So kann die Motivation schnell in unterstützende Handlungen umgewandelt werden.
Wir haben hierfür ein Beispiel für Dich, damit das Thema greifbarer wird. Laut der Bundesregierung haben sich innerhalb von zwei Wochen über 8.000 Freiwillige aller Altersstufen beim Verein Münchner Freiwillige – Wir helfen e. V. gemeldet, um ukrainischen Geflüchteten zu helfen. Um diese enorme Hilfsbereitschaft auch an der richtigen Stelle umzusetzen, mussten hier Sprachkenntnisse, Fahrerlaubnis, etc. mitberücksichtigt werden. Nur auf diesen Weise kann das bestmögliche aus der Situation gemacht werden. Die Fähigkeiten und Kenntnisse der Helfer:innen werden erfasst. Darauf aufbauend können dann Schichten eingeteilt werden.
Das musst Du beachten
Damit es gelingt, mit Deiner Arbeit so viel positive Wirkung wie möglich zu verbreiten, sollte Deine Planung gut durchdacht sein. Eine gute Planung integriert alle Beteiligte. Sie sollte sowohl die Bedürfnisse der Freiwilligen als auch die Bedarfe Deiner Organisation bzw. Deines Projektes mit einbeziehen. Versuche also eine Brücke zu bilden zwischen den Erwartungen beider Parteien. Du möchtest wissen wie? Mögliche Aspekte, die Du hierbei fokussieren kannst, sind:
Bei den Volunteers:
- Wunschaufgaben und -zeiten
- Verfügbarkeiten
- Kenntnisse und Fähigkeiten
- Körperliche Verfassung
- Stärken und Schwächen
Bei den Organisationen:
- zu besetzende Zeiten und Aufgaben
- Anforderungen an die Aufgaben
- Kapazitäten für die Betreuung der Freiwilligen
Welche Tools zur Einsatzplanung gibt es?
Die Einsatzplanung funktioniert sowohl auf digitalem als auch auf analogem Weg. An der Stelle gilt jedoch zu betonen, dass digitale Varianten viele Vorteile haben. Zu diesen Vorteilen gehören u.a. Echtzeitplanung, vereinheitlichte Kommunikation, Vermeidung von Übertragungsfehlern und Datenschutzkonformität.
Hast Du den Entschluss gefasst, die Einsatzplanung Deiner Organisation künftig über ein digitales Tool bzw. Website zu machen, folgt nun der Schritt der Software-Auswahl. Es gibt viele Software-Angebote, die auch eine Schicht- und Einsatzplanung anbieten. Du möchtest wissen, welche das sind? Wir möchten im Folgenden einige ausgewählte Tools vorstellen, die unserer Meinung nach am Besten für gemeinnützige Organisationen geeignet sind. Das unter anderem, da sie in einer kostenlose Version nutzbar sind. Die Tools sagen dir nicht wirklich zu? Wenn Du Dir noch weitere Tools anschauen möchtest, kannst Du hier vorbeischauen.
So plant Hermine e.V. die Einsätze ihrer Freiwilligen im In- und Ausland
In unserem Webinar zum Thema Einsatzplanung freiwilliger Helfer:innen hat uns Hermine e.V. Einsicht in ihre Praxis gegeben. Der Verein wurde 2016 gegründet und plant Einsätze ihrer Freiwilligen sowohl im In- als auch im Ausland. Er unterstützt Menschen in Not mit Sachspenden und ist auch vor Ort als Unterstützung aktiv. Neben der Inlandsarbeit führt Hermine e.V. auch regelmäßig Hilfsfahrten durch und unterstützt so die lokale Arbeit. Der Fokus liegt dabei auf der Hilfe für geflüchtete Menschen an den EU-Außengrenzen.
Klingt spannend für Dich? Dein Interesse für die Prozesse und Arbeit von Hermine e.V. ist geweckt? Wie Hermine e.V. sich generell organisiert, Ihre Sortiersonntage plant und Einsätze im Ausland konkret durchführt, kannst Du Dir hier ansehen:
