Der Onboarding-Prozess – Schlüssel zum dauerhaften Engagement

Bei der Freiwilligengewinnung und -bindung kommt es gleich zu Beginn auf den Onboarding-Prozess, d.h. die Begrüßung und Einarbeitung der neuen Engagierten an. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du ein (digitales) Onboarding erfolgreich gestaltest und wie Du neue Mitglieder direkt ins Team einbinden kannst.

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Mitgliedergewinnung als Prozess verstehen

Das Ziel des Onboardings ist es, dass aus einer interessierten Person ein aktives Mitglied Eurer Organisation wird. Das Onboarding ist somit essentiell in der Mitgliedergewinnung.

Damit diese erfolgreich ist, solltet Ihr zunächst selbst reflektieren, was Euch zu einem Engagement in der Organisation bewegt hat, was Eure Ziele und Motivationen sind und welche Leute ihr ansprechen möchtet. Entsprechend könnt Ihr Euer Onboarding und Eure Mitgliedergewinnung allgemein ausrichten.

Die Mitgliedergewinnung ist dabei nicht als Zeitpunkt, sondern als zu Prozess verstehen, der idealtypisch in 4 Phasen unterteilt werden kann:

  • Aufmerksamkeit: Damit eine Person sich bei Euch engagiert, muss sie zunächst auf Euch als Organisation aufmerksam werden und ihr Interesse geweckt werden. Hierbei hilft es, wenn Ihr bei der interessierten Person Emotionen hervorruft, zum Beispiel, indem sie ein Engagement bei Euch mit einem guten Zweck oder Spaß verbindet.
  • Zugang: Als Nächstes muss der:die Interessierte einen Zugang zu Euch als Organisation erhalten und Euch kennenlernen. Hierbei können Schnupperabende und niedrigschwellige Einstiegsmöglichkeiten unterstützen. Darüber hinaus könnt Ihr bereits in dieser Phase Interessierten konkrete Ansprechpersonen zur Seite stellen und von einem “Wir” sprechen, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln.
  • Anbindung: Damit aus Interessierten aktive Mitglieder werden, sollte die Person gerne bei Euch dabei sein. Dies könnt Ihr unterstützen, indem Ihr verschiedene Kontaktpunkte herstellt und die Leute abholt. Es ist wichtig, dass sich die Person sicher, verstanden und wahrgenommen fühlt.
  • Einbindung: Schließlich sollte das neue Mitglied auch in die inhaltliche Arbeit stärker eingebunden werden. Hierfür gilt es, das neue Mitglied zu beteiligen, der Person Verantwortung zu übertragen, positive Rückmeldungen zu geben und Wertschätzung auszudrücken.

Das 4-Phasen Modell der Mitgliedergewinnung wird zitiert nach Anna-Katharina Friedrich, DSEE.

Bevor neue Ehrenamtliche jedoch in die Organisation eingebunden werden können, müssen sie zunächst auf Euch aufmerksam werden und motiviert sein, sich bei Euch zu engagieren. Bei der Freiwilligengewinnung gibt es jedoch nicht den einen Baukasten, der für alle Organisationen passt – einige Aspekte, die Ihr in diesem Zuge jedoch für Euch reflektieren könnt:

  • Wie können wir unsere Zielgruppe am besten ansprechen und wo finden wir diese?
  • Wie können wir Motivation wecken, bei uns mitzumachen? Was hebt uns von anderen Organisationen ab? Wie können wir unsere Ziele vermitteln?
  • Welche Infos brauchen Interessierte von uns? In welchen Bereichen kann man sich engagieren? Gibt es bestimmte Voraussetzungen für ein Engagement? Welche Vorkenntnisse sind nützlich?

Das Onboarding startet bereits mit dem ersten Gespräch. Anstelle eines klassischen Interviews sollte eine angenehme Gesprächsatmosphäre geschaffen werden. Im gesamten Prozess solltet ihr dabei transparent sein und über gegenseitige Erwartungen, Interessen und Motivationen sprechen. Um die Organisation kennenzulernen, teilt dem:der Interessierten mit, welche regelmäßigen Termine und Aufgaben es gibt und wie die Organisation strukturiert ist.

Erfahre in unserem Artikel, wie Du vor allem digital für das Ehrenamt werben und Freiwillige gewinnen kannst. 

Der Onboarding-Prozess

Bevor Ihr mit dem Onboarding neuer Engagierter startet, solltet Ihr für Euch gemeinsam reflektieren, was genau Onboarding für Euch bedeutet und ausmacht:

  • Was versteht Ihr allgemein unter Onboarding? Wie weit geht der Prozess?
  • Was versteht Ihr unter einem erfolgreichen Onboarding?
  • Wer übernimmt wann welche Aufgaben im Onboarding-Prozess?
  • In welcher Phase braucht das neue Mitglied welche Ressourcen von Euch? Was versteht Ihr unter Onboarding allgemein? Wie weit geht der Onboarding-Prozess?

Da das Onboarding ein kontinuierlicher Prozess ist, sollte auch das Onboarding kontinuierlich evaluiert werden.

Freiwillige einbinden

Von Beginn an sollte die aktive Einbindung – sowohl ins Team als auch in die Aufgaben der Organisation – neuer Freiwilliger im Mittelpunkt des Onboardings stehen. Durch diese direkte Einbindung könnt Ihr neuen Engagierten Vertrauen vermitteln, indem diese erste Aufgaben eigenständig übernehmen können. Dies erhöht außerdem die Motivation für ein langfristiges Engagement und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl.

Auf dem Bild sieht man eine Gruppe junger Leute gemeinsam auf einen Laptop schauen.

Klare Zuständigkeiten und Verantwortungen im Onboarding-Prozess helfen darüber hinaus, dass dieser für neue Engagierte, aber auch für Euch als Organisation zum positiven Erlebnis wird.

Die erfolgreiche Einbindung neuer Engagierter umfasst dabei folgende Dimensionen:

1. Gute Kommunikation

Gute Kommunikation ist elementar dafür, dass sich neue Mitglieder direkt zurechtfinden. Kommunikation umfasst hier sowohl die für Euch passende Kommunikationsplattform, zu der neue Engagierte direkt Zugang erhalten sollten, als auch das “wie”, also Absprachen dazu, welchen Kommunikationsstil Ihr pflegen möchtet.

2. Einführung in die Gesamtorganisation:

Am Anfang solltet Ihr neuen Engagierten einen Überblick über die Gesamtorganisation geben. Hierzu zählen neben dem Aufbau der Organisation auch die Ziele und die Motivation fürs Thema. Neue Engagierte sollten darüber hinaus wissen, wo sie was finden können, wer wofür zuständig ist und welche Person sie entsprechend ansprechen können. Dieser umfassende Einblick in die Gesamtorganisation fördert Verständnis und beugt Orientierungslosigkeit vor.

3. Einbindung in die Gesamtorganisation und Teams:

Damit neue Engagierte sich eingebunden fühlen, sind Gespräche innerhalb der Teams aber auch teamübergreifend elementar. Regelmäßige Treffen – egal ob digital oder vor Ort – sind wichtig für den Teamspirit und sorgen dafür, dass die Organisation in der Gesamtheit wahrgenommen wird.

Falls Ihr Euch in Eurer Organisation in einzelnen Teams organisiert, können gerade diese kleinen Teams am Anfang eine gute Einbindung schaffen. Auch hier solltet Ihr das Gespräch suchen und nach den Motivationen der Person fragen, sich genau in diesem Team zu engagieren. Indem Ihr auf diese eingeht und nach Möglichkeiten die spezifischen Interessen berücksichtigt, fühlt das neue Teammitglied sich gehört und wertgeschätzt.

4. Teamübergreifende Einblicke:

Vom gemeinsamen Getränk nach einem Teamtreffen über gemeinsame Ausflüge bis hin zu informellen Gesprächen: Teambuilding ist essentieller Teil des Onboardings und wichtig, um Personen langfristig an Eure Organisation zu binden. Insbesondere wenn Ihr in unterschiedlichen Teams organisiert seid, sind teamübergreifende Aktionen eine tolle Möglichkeit, damit neue Engagierte auch Personen der anderen Teams kennenlernen. Neben der Rolle im Team könnt Ihr die Person so vor allem auch darüber hinaus kennenlernen. 

  • Kaffeepausen mit anderen Teammitgliedern: Um den informellen Austausch zwischen den Teams zu fördern, könnt Ihr regelmäßige Termine einführen, bei denen zufällig zwei Personen einander für ein Gespräch zugewiesen werden. So lernen neue Engagierte auch die Personen hinter der Organisation kennen und erhalten informelle Einblicke in unterschiedliche Arbeitsbereiche. Falls Ihr Slack in Eurem Team nutzt, könnt Ihr hierfür beispielsweise die App Donut Calls verwenden.
  • Shadowing: Um Einblicke in die Organisation und Arbeitsweise anderer Teams zu erhalten, können neue Engagierte in andere Teams hineinschnuppern. 

Erwartungen kommunizieren

Während des Onboardings aber auch darüber hinaus solltet Ihr transparent über Interessen, Motivationen und Erwartungen beider Seiten sprechen. Nur so können diese auch während des Engagements berücksichtigt werden.

Nach einem Gespräch könnt Ihr im Commitment Pledge die konkreten Aufgaben innerhalb eines konkreten Zeithorizonts festhalten. Neue Engagierte wissen so, worauf sie sich einstellen können aber auch, was von ihnen erwartet wird. Zudem wird durch die zeitliche Begrenzung des Commitment Pledges die Möglichkeit gegeben, regelmäßig zu reflektieren, ob und wie das Engagement weiterhin zu der Person passt oder ggf. entsprechend der eigenen Interessen und Kapazitäten angepasst werden könnte. Dies vermittelt Wertschätzung und steigert die Motivation. 

Herausforderungen im Onboarding-Prozess

Beim Onboarding-Prozess gilt es, die richtige Balance zu finden:

1. Zwischen Über- und Unterforderung der Neuen: Gerade am Anfang gibt es viel Neues kennenzulernen, sowohl in Bezug auf die Organisation als auch auf das Team allgemein. Damit neue Engagierte Zeit haben, sich zurechtzufinden, kann es daher helfen, das Onboarding in unterschiedliche Phasen zu unterteilen:

  • Phase 1: Kennenlernen im Team – neue Engagierte lernen die Person und die Aufgaben ihres Teams kennen
  • Phase 2: Kennenlernen der anderen Teams und Arbeitsprozesse

Die neue Person wird so in den unterschiedlichen Phasen angemessen gefordert und gefördert. Während des gesamten Onboardings solltet Ihr transparent darüber sein, was als Nächstes auf die Person zukommt.

2. Zwischen Heterogenität und Homogenität des Onboardings zwischen den Teams: Wenn Ihr in unterschiedlichen Teams innerhalb Eurer Organisation arbeitet, solltet Ihr Euch abstimmen, wie das Onboarding innerhalb der Teams gestaltet ist. Während dies spezifisch auf die jeweiligen Teams zugeschnitten sein kann, sollte trotzdem eine gewisse Kohärenz zwischen den Onboardings bestehen. So könnt Ihr sicherstellen, dass alle Teammitglieder in etwa das Gleiche über die Gesamtorganisation wissen. Dies könnt Ihr bspw. gewährleisten durch:

  • Aufklärung über den Onboarding-Prozess

  • Checklisten für die Teams bezüglich wichtiger Informationen und Schritte

  • Einführung eines Buddysystems (Ansprechpersonen) innerhalb der Teams

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