Kontakte verwalten mit einem CRM-System für NGOs
Verfasst von Julia Saurer
E-Mails, WhatsApp oder Telefon – Du und Deine Kolleg:innen interagiert im Wechsel mit verschiedenen Kontakten und es fällt Euch schwer, den Überblick zu behalten? Dann ist ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) genau das Richtige für Dich und Dein Team. Denn ein CRM-System hilft Euch dabei, eine große Anzahl an Kontakten zu managen und dabei auch noch Zeit zu sparen.
In diesem Artikel stellen wir Dir die Grundlagen eines CRM-Systems vor und zeigen, für welche Anwendungsfälle die Einführung eines CRMs in Deinem Team sinnvoll sein kann.
Inhaltsverzeichnis
Die Basics des CRM
Die Abkürzung CRM geistert immer mal wieder durch Webinare und Workshops – vielleicht ist es Dir auch das ein oder andere Mal schon begegnet. CRM steht für Customer-Relationship-Management und bezieht sich auf die strategische und systematische Gestaltung aller Kontakte einer Organisation. Du kannst es ebenso als Beziehungsmanagement bezeichnen.
Durch eine CRM-Software wird ein digitaler Ort geschaffen, an dem Du alle Informationen über Deine Kontakte ablegen, verwalten und jederzeit abrufen kannst. Außerdem kannst Du diese gruppieren, priorisieren und automatisierte E-Mails versenden.
Deshalb ist ein CRM relevant – auch für Nonprofit-Organisationen
Prinzipiell stammt das Customer-Relationship-Management aus dem Unternehmensbereich und optimiert vor allem die Kund:innenakquise und -beziehungspflege. Doch auch Du und Deine Organisation arbeitet mit verschiedenen Kontakten, die gepflegt werden müssen: Spender:innen, Mitglieder, Bewerber:innen, Ehrenamtliche oder Mitarbeiter:innen.
Praxisbeispiel: Prozesse vereinfachen mit Hilfe eines CRM-Systems
Hier ein Beispiel: Statt Fördermitgliedern einzeln und individuell eine Weihnachtsmail zu schicken, kannst Du mit einem CRM-Programm mit nur einem Klick alle Fördermitglieder persönlich anschreiben.
Weitere nützliche Vorteile eines CRM
Das ist vor allem dann hilfreich, wenn die Anzahl Deiner Kontakte so groß ist, dass Du Dir nicht mehr alles merken kannst oder einzelne Notizen nicht mehr ausreichend für einen guten Überblick sind. Ein CRM-System ist dabei nicht so fehleranfällig wie eine herkömmliche Excel-Liste und bietet zusätzlich mehr Funktionen. Außerdem bieten Dir CRM-Tools die Möglichkeit, sich wiederholende Prozesse zu automatisieren und Informationen so abzuspeichern, dass Du eine Verlaufsübersicht hast.
Digitalisierung und CRM im Zusammenspiel
Durch die fortschreitende Digitalisierung der Zusammenarbeit in den meisten Teams verschwindet auch das Phänomen des Informationsaustauschs über den Schreibtisch hinweg. Damit wichtige Informationen dennoch nicht verloren gehen, ist ein CRM-Tool hilfreich, wenn mehrere Personen aus Deinem Team mit den gleichen Kontakten interagieren. Das Wissen kann durch die Pflege der CRM-Software in Echtzeit geteilt, bearbeitet und berücksichtigt werden. Wissensmanagement und Beziehungspflege vereint!
Welches CRM-Tool passt zu Dir und Deiner Organisation?
Ist die Entscheidung für die Einführung einer CRM-Software in Deiner Organisation gefallen, bleibt nun noch die Qual der Wahl für ein bestimmtes Tool. Eine Übersicht über verschiedene Anbieter:innen inkl. wichtigster Funktionen und Bewertungen findest Du hier.
Auswahl eines CRM-Systems
Die Auswahl eines geeigneten Tools für Deine Organisation solltest Du anhand der Bedürfnisse Deines Teams treffen. Welche Funktionen braucht Ihr unbedingt? Ist eine besonders ansprechende visuelle Gestaltung wichtig? Wie viele Ressourcen habt Ihr zur Verfügung und gibt es eine NPO-Vergünstigung? Das alles sind Fragen, über die Du Dir gemeinsam mit Deinem Team Gedanken machen solltest und anhand derer Ihr dann die Entscheidung für ein bestimmtes Tool treffen könnt.
Erfahrungen aus der Praxis
Da das Impact-Werkstatt Team mit monday.com arbeitet, findest Du im folgenden vor allem einen Erfahrungsbericht, Informationen und Tipps zu dieser Software.
Unser Team hat sich für monday.com entschieden, da es sich neben den Funktionen des typischen CRM auch als Projektmanagement-Tool eignet. Die Preisgestaltung für Nonprofit-Organisationen sieht vor, dass die ersten zehn Nutzer:innen im Team kostenlos sind und für jede:n weitere:n Nutzer:in ein Rabatt von 70 % gewährt wird. Darüber hinaus können wir damit auch eine unbegrenzte Anzahl an “Gastnutzer:innen” einrichten, was sich besonders für die zeitlich begrenzte Arbeit mit Ehrenamtlichen, Praktikant:innen oder externen Dienstleister:innen anbietet. Die beiden ausschlaggebenden Punkte für uns, monday.com zu nutzen, sind zum einen die Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen Tools wie zum Beispiel Eventbrite, Slack, Zapier oder Google Anwendungen, die für uns sehr wichtig sind. Zum anderen ist das Thema Datenschutz ganz zentral – weshalb die DSGVO-Konformität von monday.com einen weiteren Pluspunkt für uns darstellt.
So nutzt das Impact-Werkstatt Team monday.com als CRM-Tool
Wir arbeiten seit September 2021 mit monday.com als CRM-Tool. Vorkenntnisse mit monday.com bzw. CRM-Systemen allgemein gab es im Team vereinzelt, diese waren jedoch für den Aufbau unserer Strukturen nicht zwingend notwendig. Worauf Du und Dein Team jedoch achten solltet, ist, dass Ihr Euch vorher über folgende Dinge bewusst seid und Gedanken gemacht habt:
CRM-Vorlagen und weiterer Support
Um uns mit dem Tool vertraut zu machen, haben uns die diversen Vorlagen, die monday.com zur Verfügung stellt, sehr geholfen. Diese kannst Du ganz einfach auswählen und für Deinen eigenen Arbeitsbereich übernehmen.
Erste Schritte der CRM-Integration in Deiner Organisation
Aufbauend auf den ersten Erfahrungen und Eindrücken aus den Vorlagen empfehlen wir, im Team gemeinsam zu besprechen, wie die eigene Struktur aussehen soll und welche Angaben Ihr von Euren Kontakten einpflegen möchtet. Sobald Du all diese Angaben gesammelt und aufbereitet hast, kannst Du sie auch schon hochladen. Dies ist ganz einfach über den Import einer Excel oder csv-Datei möglich. Nach dem Einpflegen der bestehenden Informationen solltest Du nun die Automatisierungen entsprechend Eurer verfolgten Ziele erstellen und kannst Schnittstellen mit anderen Programmen, die Ihr nutzt, integrieren. Das klingt erstmal kompliziert, ist aber tatsächlich sehr intuitiv, wird anhand von Beispielen dargestellt und unter anderem auch in einem Video genauer erläutert.
Hast Du noch Fragen dazu?
Wir wünschen Dir und Deinem Team viel Erfolg beim Aufbau Eures eigenen CRM-Systems! Abschließend kannst Du hier noch eine Checkliste als Hilfsmittel herunterladen und uns bei Fragen, weiteren Tipps etc. gerne jederzeit unter info@impact-werkstatt.de kontaktieren.
Hier findest Du 9 zentrale Schritte zum Aufbau und der Integration eines CRM-Systems für Deine Organisation.
